LEONARDO ARTIGAS | Consulting Mentoring. El 90% de los organizadores de bodas y eventos sociales trabajan en formato In-House. La Pandemia además ha generado que cada organizador debe rediseñar su modelo de negocio para llegar a su punto de equilibrio.
En muchos países aún existe el modelo de negocio bajo la virtualidad mientras que en otros ya las parejas estas deseosas de reunirse face to face con su Wedding Planner.
Si deseas lograr una reunión exitosa existen muchos factores y “trucos” que deberás tener bajo la manga, hoy abordaremos 10 tareas que todo Wedding Planner debe hacer para lograr exitosas reuniones con clientes.
La elección del lugar, el horario, la apariencia que debes presentar y la actitud son algunos de los aspectos que debes planificar para lograr tus objetivos en la reunión.
Es como planear una cita romántica solo que aquí el objeto de nuestras conquistas es el cliente que se va a sentar del otro lado de la mesa o del monitor.
A continuación te comparto una serie de recomendaciones que debes tener en cuenta al planificar un encuentro exitoso.
Primer contacto
Sé creativo, diferente, llama la atención. La opción más común sería ponerte en contacto por teléfono ya que te tomas la molestia de no enviar un simple correo electrónico que seguramente acabe en la papelera. Pero cualquiera sea el canal, haz que te recuerden o por lo menos se tomen la molestia de pedir que les envíes tu proyecto/propuesta.
Lugar
Si cuentas con una oficina lo mejor es concretar una cita en tu oficina encontrarse en la de uno de ellos, aunque en lo personal en mi propia oficina tendré más herramientas (sobre todo las visuales, telas, invitaciones una bella decoración) para encantarlos.
En nuestro lugar es fundamental lograr que se sienta a gusto, ofreciéndole un buen café y teniendo resuelto a priori detalles como el estacionamiento y un ágil acceso a las instalaciones.
Si las reuniones son con clientes que ya conocemos (madre de la novia o del novio que han casado a su primer hijo/a), el desayuno en lugares que tengan una propuesta distinta o almuerzos en restaurantes en los que ya conocemos hasta el nombre del mozo o mesero son infalibles.
Cuando el encuentro supone ser en formato virtual o debes compartir alguna presentación, tener presente que haya mesas grandes, una buena conexión al Wi-Fi y toma corriente cercanos.
Algunos especialistas del management sostienen que las reuniones fuera de la oficina permiten aumentar los vínculos de confianza y generan espacios de distensión.
Horario
Hay que considerar el nivel de concentración del cliente. A veces es mejor citarlo luego de su horario de trabajo, mi recomendación desechar el lunes y el viernes.
Otra opción es por la mañana temprano (ideal si ya fueron clientes) y empezar con un buen desayuno.
Apariencia
Siempre digo, “mis colegas mujeres corren con un poco de desventaja respecto a nosotros los hombres”, ¿por qué?, la respuesta es muy sencilla. Las novias cuando se enfrentan a una Wedding Planner mujer, lo primero que le hacen (con su mirada clínica) en la primera reunión es una “radiografía computarizada” con vista de “Rayos X” tal como Arnold Schwarzenegger en la película “Terminator” de su vestimenta y apariencia general.
En cambio a nosotros, los hombres si contamos con 2 buenos trajes, algunas camisas clásicas y jugamos con accesorios tenemos todo solucionado.
La ropa y los accesorios que se vistan, así como los comportamientos, pueden tener una influencia considerable en el éxito o fracaso de la reunión.
Sé puntual, profesional pero cordial, y siempre preséntate en tu mejor apariencia respecto del cabello, con ropa limpia y prolija, buen aroma y una sonrisa en el rostro.
Las prendas, los colores y los detalles dicen mucho de la persona que los lleva y se convierten en información valiosa a la hora de cerrar un trato.
Deben ser considerados como herramientas que permitan sentirse cómodos, al tiempo que compongan un look adecuado, que transmita credibilidad y confianza.
Para vestir de forma correcta no es necesario que sea de forma aburrida o exclusivamente de colores apagados, hay que saber adecuarse al lugar y formalidad del encuentro.
Conoce a tu cliente
Por más que sea una primera aproximación, antes de iniciar cualquier contacto es primordial saber con quién quieres trabajar, investigar su actividad general, sus gustos, su historia.
Hazte conocer
Deja en claro tu filosofía empresarial, valores y servicios para poder así establecer qué beneficios producirían.
Debes estar preparado ante cualquier pregunta sobre ti mismo y no caer en contradicciones ni mensajes dubitativos.
Define muy bien qué ofreces tu y lo más importante NO DESMEREZCAS EL TRABAJO DEL OTRO COLEGA para pretender ganarte el evento.
Atrás quedaron los días en los que los Wedding Planners demostraban lujo y superioridad, hoy sé prefiere cerrar el trato con personas humanas, cálidas y comprensivas.
Temas de conversación
Lo ideal es no comenzar la charla hablando de negocios (de tus servicios), sino que ese tema debe traerse a colación más bien en el momento de pedir el postre.
Para la conversación previa es importante estar informado con las noticias del día y evitar conversar sobre tres temas conflictivos: política, religión y fútbol.
Estrategia
Es fundamental llevar los puntos a tratar y los objetivos a cumplir para luego analizar si la reunión tuvo éxito.
Para retomar contacto con los novios, lo mejor es que tu prepares a través de una minuta que detalle los temas tratados, compromisos de cada lado y fechas estimativas de respuesta o resolución.
Lenguaje corporal
Debemos usarlo para que el cliente sienta qué nos estamos conectando. Evita cruzar los brazos ya que eso se puede interpretar como rechazo a lo que el otro está solicitando, o quedarse sentado en forma tal que se puede pensar que se está sin ganas.
Usar frases que le envíen un mensaje de que estamos en el mismo canal que él o ella como por ejemplo “le entiendo”, “estoy claro en su situación”, “mi compromiso es ayudarle a usted”.
Teléfonos celulares
En tu primera reunión no conviene tenerlo prendido ni dejarlo sobre la mesa, porque da la sensación de que se estuviera esperando una llamada.
En caso de que efectivamente se aguarde una comunicación importante, entonces lo óptimo es avisar que se va a dejar el celular prendido y, al recibirla, excusarse de forma sencilla sin dar demasiadas explicaciones.
Tampoco las llaves deben ser dejadas en un lugar visible, puesto se está enviando un mensaje que implica que se está apurado.
En nuestro programa de Incubación tenemos más herramientas efectivas donde logramos hasta un 90% de efectividad en tu primera reunión y claro tu también puedes crear tus propios tips.
Ten en cuento algo y es muy importante…
LA NOVIA O EL NOVIO QUE TE PIDA UN PRESUPUESTO Y TE MENCIONE QUE “SE LO ENVÍES POR WHATSAPP PORQUE NO TIENE TIEMPO PARA REUNIRSE” DESCÁRTALO… ¡¡ESE NO ES TU CLIENTE!!
Si no tiempo tienen para planear el día más importante de su vida seguro no le da la importancia que se merece al asunto y eso repercutirá gravemente en tu trabajo y por supuesto siempre están quienes preguntan precios por preguntar.
De colega a colega te deseo muchas ventas exitosas.
Leonardo Artigas.
Asesor y Consultor de Empresas de Bodas y Eventos.
Organizadores de Eventos, Wedding Planners, Hoteles, Fincas y Salones de Eventos.
Colombia, Latinoamérica.
