LEONARDO ARTIGAS | Consulting Mentoring. En el arte de la negociación nadie nace aprendido; sin embargo, es importante desarrollar esta capacidad para obtener las mejores condiciones para tu empresa de bodas y eventos.
Este es, sin duda, uno de los puntos más importantes en la gestión empresarial.
Si quieres aprender a ser un buen negociador en la industria de bodas y eventos, lo más importante es practicar e ir aprendiendo con el tiempo.
Aún así, para empezar a desarrollar todas tus capacidades, te dejo algunos tips para negociar con proveedores:
Haz una lista con los proveedores posibles
Tu primera tarea será hacer una lista con posibles proveedores de eventos que puedan ser de tu interés. Sondea el mercado de eventos, busca opiniones sobre cada uno de ellos, analiza su página web y haz la selección.
Busca un proveedor con trayectoria en eventos
De todos los proveedores incluidos en tu lista elige, para empezar, a aquel que tenga más experiencia en su ámbito.
Trabajar con una empresa especializada te dará más seguridad y, probablemente, mejores resultados. Una vez lo tengas, llámale y concierta una primera reunión.
Prepárate la reunión
Aquí empieza la parte interesante: es el momento de preparar la primera reunión.
Una de las clave para tener éxito es una negociación es estar bien preparado; por eso, te recomendamos es que informes bien sobre la historia del proveedor, los productos o servicios que ofertan, los precios…
También deberás conocer el sector en profundidad, dominar el lenguaje propio y mostrar seguridad para que el proveedor se lleve una buena impresión.
Ten en cuenta tus objetivos
Para llevar la negociación a buen puerto y obtener unas circunstancias ventajosas para ti, es vital que tengas claros tus objetivos y presupuesto.
Durante la reunión, si el contrario es un buen comercial, tratará por todos los medios de venderte su producto.
Quizás las condiciones o el servicio sean muy buenos, pero tienen que valorar si te ayudarán a cumplir tus objetivos y si además entra dentro de tu presupuesto.
Sé flexible y ponte el lugar de tu proveedor
Dicho lo anterior, permítete ser un poco flexible sobre todo si estás tratando con un proveedor de eventos que ha trabajado en anteriores ocasiones contigo.
Si la experiencia ha sido buena en el pasado, quizás puedas relajar tus condiciones y llegar a un acuerdo igualmente ventajoso.
Tómate tu tiempo
En las negociaciones no hay que tomar nunca decisiones precipitadas; al contrario, es importante que te tomes tu tiempo para hablar y dar una respuesta final.
Es parte de la dinámica de una negociación y el proveedor de eventos entenderá que le pidas unos días para valorar su propuesta.
Como normal general, aunque te entusiasme mucho la idea que te ponen encima de la mesa, no des una respuesta final en la misma reunión.
Aspectos que deberías negociar con tu proveedor de eventos
Llegará un momento, durante la conversación, en el que deberás pasar a negociar las posibles condiciones del servicio de eventos. Es decir: precios, condiciones de pago, exclusividad…
Esta es, sin duda, la parte más dura de la negociación ya que estarás sentado las bases del acuerdo y cada uno intentará conseguir las condiciones que más le convengan.
En este sentido, el cliente siempre goza de una posición ventajosa pero aún así es importante que consigas llegar a un acuerdo en el que ambos estén cómodos.
Estos son los aspectos que, sí o sí, deberás negociar y detallar con el proveedor:
Los Precios
Tu objetivo será, siempre, conseguir el mejor precio. Normalmente los proveedores presentan una tarifas que, supuestamente, son cerradas; pero siempre puede haber margen para la negociación.
Si, por ejemplo, planteas una colaboración duradera o vas a trabajar con frecuencia con este proveedor, siempre puedes tratar de obtener algún descuento adicional.
Esto es uno de los principios de la venta al por mayor. En el caso de que el proveedor de eventos no esté dispuesto a bajar más sus precios, puedes buscar alternativas para ahorrar tus propios costes. Por ejemplo, que el proveedor asuma el coste del transporte.
Exclusividad
En algunos rubros es habitual pedir a tu proveedor exclusividad: es decir, firmar por contratar que no puede trabajar con marcas de tu sector. Esto, por supuesto, incrementará el precio a pagar.
Las agencias de publicidad que organizan Activaciones BTL, por ejemplo, muchas veces no pueden prestar sus servicios a dos marcas bancos diferentes porque ya han acordado exclusividad con uno de ellos.
Esta práctica te asegura que no tendrás una competencia que juegue con tus mismas condiciones.
Condiciones de pago
Para poder pagar a tus proveedores, primero debes obtener tú ingresos por las ventas de tus servicios de organización de eventos.
Con el objetivo de tener liquidez para hacer frente a las deudas, es muy habitual (y aconsejables) acordar plazos de pago de 30 o 60 días (esto es muy usual para el Organizador de Evento Corporativos).
Así, cuando llegue el momento de abonar la factura de tu proveedor habrás vendido tu servicio y tendrás dinero para pagarle.
Recuerda que muchas empresas corporativas te solicitarán que les financies el evento y muchas de ellas pagan a los 60 o 90 días y si hablamos de un ente gubernamental seguramente el pago se demore un poco más.
Publicidad
Otro aspecto a negociar es la publicidad; es decir, pueden intentar que tu proveedor haga publicidad tu marca dentro de su web, redes sociales… De este modo, obtendrás más visibilidad por nuevas vías.
Controlar el proceso
En el caso de llegar a un acuerdo, es importante que determines cómo será el proceso de entregar de producto o servicio ofrecido por el proveedor.
Para optimizar tiempos, trata de que el control se realice a través de internet.
¿Te han resultado de utilidad estos tips ? Recuerda que lo más importante es practicar, preparar bien las reuniones y con el tiempo tendrás la experiencia suficiente para llevar tus negociaciones a buen puerto.
Recuerda que negociar es un arte que tiene mucho, además, de empatía y saber leer a la otra persona.
Cada uno contará con su propia estrategia para inducir al otro a adoptar decisiones que le beneficien. Trata de descubrirla poniendo atención y tendrás éxito.
De colega a colega te deseo buenos negocios.
Leonardo Artigas.
Asesor y Consultor de Empresas de Bodas y Eventos.
Organizadores de Eventos, Wedding Planners, Hoteles, Fincas y Salones de Eventos.
Colombia, Latinoamérica.
